سامانه ساماندهی اسناد غیررسمی یا همان سامانه ثبت ادعا در ماده ۱۰ قانون الزام به ثبت رسمی معاملات اموال غیرمنقول پیش بینی شده و برای ثبت ادعا های مرتبط با مالکیت عین، مالکیت منافع بیش از دو سال، حق انتفاع و حق ارتفاق نسبت به اموال غیرمنقول طراحی شده است.
افرادی که نسبت به املاک فاقد سند رسمی یا حقوق مرتبط با این املاک ادعایی دارند، می توانند از طریق این سامانه درخواست خود را ثبت کنند.
ثبت ادعا از طریق سکوی «کاتب»
سامانه ساماندهی اسناد غیررسمی یکی از مهم ترین زیرساخت های قانون الزام به ثبت رسمی معاملات اموال غیرمنقول است و خدمات آن از طریق سکوی خدمات یکپارچه سازمان ثبت اسناد و املاک کشور با عنوان «کاتب» ارائه می شود.
خدمات این سامانه صرفاً از طریق سکوی «کاتب» ارائه شده و ورود به سامانه نیز منوط به احراز هویت کاربران است. احراز هویت با استفاده از کد ملی و شماره تلفن همراه انجام می شود و اطلاعات هویتی کاربران با مراجع رسمی راستی آزمایی و تطبیق داده خواهد شد.
متقاضیان پس از ورود به سکوی «کاتب» می توانند مدارک خود را بارگذاری و درخواست ثبت ادعا را ثبت کنند. دسترسی به این سامانه از بخش «قانون الزام» در سکوی کاتب امکان پذیر است.
با توجه به اهمیت ثبت ادعا و جلوگیری از سوءاستفاده افراد سودجو، متقاضیان باید توجه داشته باشند که تنها مسیر رسمی ثبت ادعا، سکوی «کاتب» است و از مراجعه به سایت های نامعتبر، افراد واسطه و مسیر های غیررسمی باید خودداری کنند.
خریداران قبل از معامله وضعیت ثبتی ملک را بررسی کنند
خریداران نیز پیش از خرید هر ملک باید اصالت سند مالکیت و آخرین وضعیت ثبتی آن را بررسی کنند.
برای این منظور، سازمان ثبت اسناد و املاک کشور سه روش مطمئن برای استعلام اصالت سند و وضعیت ثبتی ملک پیش بینی کرده است.
مراجعه به دفاتر اسناد رسمی
در روش نخست، خریدار به همراه مالک می تواند با مراجعه به دفتر اسناد رسمی، درخواست استعلام آخرین وضعیت ثبتی ملک را ارائه کند.
در این فرآیند از طریق سامانه ثبت الکترونیک اسناد، وضعیت بازداشت، توقیف، رهن و سایر محدودیت های ثبتی ملک استعلام و نتیجه به متقاضی اعلام می شود.
استعلام از طریق سایت سازمان ثبت اسناد و املاک کشور
در روش دوم، متقاضی می تواند با ورود به سایت سازمان ثبت اسناد و املاک کشور https://ssaa.ir/، از بخش «خدمات الکترونیک» گزینه «استعلامات ثبتی» را انتخاب و سپس وارد بخش «تصدیق اصالت سند مالکیت» شود.
در این بخش اطلاعاتی از جمله واحد ثبتی، کد ملی، خیابان اصلی و فرعی، نوع سند و شماره دفتر املاک الکترونیکی باید تکمیل شود تا امکان بررسی اصالت سند فراهم شود.
استعلام توسط مشاوران املاک
در روش سوم، مشاوران املاک دارای پروانه صنفی می توانند پیش از تنظیم پیش نویس و قرارداد یکسان، از طریق سامانه ثبت الکترونیک اسناد، وضعیت ثبتی ملک از جمله بازداشت یا توقیف آن را استعلام کنند.
در صورت وجود بازداشت یا محدودیت ثبتی، سامانه اجازه ثبت قرارداد را نخواهد داد؛ بنابراین متقاضیان ثبت ادعا و همچنین خریداران ملک باید برای دریافت خدمات ثبتی، صرفاً از مسیر های رسمی تعیین شده استفاده کرده و از مراجعه به سایت های غیررسمی، افراد واسطه و اشخاصی که خود را ارائه دهنده خدمات این سامانه معرفی می کنند، خودداری کنند.
